Le financement d'une manifestation scientifique

L'Appel à Projet Colloques

Chaque année, une partie du budget recherche est consacrée au financement de colloques scientifiques au sein de l'UCA.
La Commission de la Recherche vote la dotation dédiée à cet appel à projet qui est destiné aux laboratoires.
Cet Appel à Projet est également soutenu par Clermont Auvergne Métropole.

Cliquez pour télécharger le dossier de candidature à l'AAP Colloques.

 

Le dispositif régional de soutien à l'organisation de manifestations scientifiques

Vous pouvez, tout au long de l'année, effectuer une demande de financement auprès du Conseil Régional d'Auvergne Rhône-Alpes.

Attention, ces dossiers doivent être préparés en amont de votre manifestation, afin de permettre son instruction à l'UCA puis dans les services et commissions de la Région.

Comment organiser un colloque à l'UCA ?

Voici les trois principales étapes à suivre :

Fixer les frais d’inscription


Transmission des tarifs

Envoyez : 
Le document Arrêté de tarification Colloque (disponible en téléchargement dans notre Boîte à Outils) à l'adresse colloque.drv@uca.fr.
 

Approbation du président

Les tarifs sont soumis, via la DAJI, à l’approbation du Président qui a reçu délégation du Conseil d’Administration pour ces dossiers.
Une fois l'arrêté validé et signé, le Service Administration de la Recherche communiquera ces éléments à la Direction des Affaires Financières (DAF), à l’Agence Comptable et à la Direction des Systèmes d'Informations (DSI).

Les inscriptions, le paiement, la communication

Inscription

Deux outils d’inscription existent :

La solution UCA : Module Registration

1. Envoyez la trame complète de votre formulaire à paybag@uca.fr
2. Recevez par mail l'adresse web du formulaire disponible sur la plateforme.
3. Diffusez le formulaire sur vos réseaux.
Cette solution répond aux exigences comptables et facilite le suivi et les flux de transaction.
Si l'inscription est payante il propose une interface de paiement reliée.
 

La solution ScienceConf

SciencesConf est une plateforme web tiers réservée aux établissements de l'enseignement et de la recherche.

Vous souhaitez utiliser cet outil :

1. Créez un compte sur la plateforme
2. Créez votre formulaire en sélectionnant l'ensemble des champs
3. Diffusez le formulaire dans vos réseaux


Paiement

Si votre colloque est à accès payant, l'UCA vous propose :

Paybag

Paybag est un interface de paiement développée par les équipes de la DSI de l'Université.
Elle permet de régler son paiement de plusieurs façons : par chèque, par bon de commande, par carte de crédit etc.


Vous souhaitez utiliser cet outil :

avec Registration l'association avec l'interface Paybag se fait instantanément
avec SciencesConf il est nécessaire de faire une demande d'association avec Paybag à cette adresse paybag@uca.fr pour répondre aux exigences comptables et faciliter le suivi et les flux de transaction


Communication

Trois plateformes à votre disposition :


Site UCA

Vous pouvez demander la création d'une page "événement" sur le site institutionnel de l'UCA via cette adresse communication@uca.fr


Weblabs

C'est une "usine à site web" réalisée en interne et déployable à la demande via cette adresse weblabs@uca.fr.
Déjà plus de 10 laboratoires de l'UCA ont opté pour cette solution.


Réseaux

Vous pouvez également communiquer à travers l'ensemble du réseau des laboratoires de recherche (CNRS,INRA, INSERM, INRSTEA etc)
 

Rédiger le bilan financier

Transmission des pièces justificatives

A l’issue du colloque, de nous fournir, à colloque.drv@uca.fr :

les pièces matérielles nécessaires (plaquettes, affiches, programmes, etc.) avec les logos des financeurs
un bilan financier
un bilan sur le nombre de participants réels (en cas de subventions des collectivités).