Le financement d'une manifestation scientifique

L'Appel à Projets Colloques
Logo CAM

Chaque année, une partie du budget recherche est consacrée au financement de colloques scientifiques au sein de l'UCA.
La Commission de la Recherche vote la dotation dédiée à cet appel à projet qui est destiné aux laboratoires.
Cet Appel à Projet est également soutenu par Clermont Auvergne Métropole.

Cliquez pour télécharger le dossier de candidature à l'AAP Colloques.

 

Le dispositif régional de soutien à l'organisation de manifestations scientifiques

Logo AuRA
Vous pouvez, tout au long de l'année, effectuer une demande de financement auprès du Conseil Régional d'Auvergne Rhône-Alpes.

Attention, ces dossiers doivent être préparés en amont de votre manifestation, afin de permettre son instruction à l'UCA puis dans les services et commissions de la Région.

Comment organiser un colloque à l'UCA ?

La procédure décrite ci-dessous permet de guider les unités de recherche dans l’organisation d’un colloque payant.

Voici les principales étapes à suivre :

AVANT LE COLLOQUE :

Étape 1 - Établir le budget prévisionnel du colloque


Le modèle de budget prévisionnel pour l'organisation d'un colloque  est disponible en téléchargement dans notre Boîte à Outils, onglet "Les Colloques".

Étape 2 - Demander un arrêté de tarification

L’organisateur du colloque fixe ses tarifs en fonction du budget prévisionnel de la manifestation. Il en demande la validation et la publication par le biais d’un arrêté de tarification dont le modèle est disponible en téléchargement dans notre Boîte à Outils, onglet "Les Colloques".

Une fois renseigné, le projet d’arrêté est adressé à la DRV – pôle Appui au Pilotage et à l'Activité des laboratoires (colloque.drv@uca.fr) qui se chargera de le faire signer et d’en transmettre une copie signée à l’organisateur.

La DRV transmet également une copie de l’arrêté à :

  • l’agence comptable pour création d’un client générique, afin de suivre les encaissements liés au colloque
  • la DOSI pour le paramétrage de l’application dédiée aux inscriptions
  • la DBF pour création d’un eotp (l’équivalent d’une « ligne budgétaire »), afin de suivre les dépenses et recettes du colloque

NB : si des dépenses doivent être engagées avant l’encaissement des recettes, il convient de faire un virement en provenance d’autres crédits du laboratoire, ou de demander une avance sur recettes.

Cas UCA

 

Étape 3 - Ouverture d'une application de gestion des inscriptions et de la communication


Cette ouverture se fait en sollicitant la DOSI (paybag@uca.fr).
Le détail de la procédure pour l'ouverture de cette application est disponible en téléchargement dans notre Boîte à Outils, onglet "Les Colloques".

Lors de la demande d'ouverture, préciser le nom du ou des organisateurs ainsi que celui du gestionnaire financier pour le colloque.

Étape 4 - Demander l'émission de factures pour les participants


L'obtention de factures se fait en sollicitant la DBF au moyen des formulaires disponibles en téléchargement dans notre Boîte à Outils, onglet "Les Colloques".

APRÈS LE COLLOQUE :

Étape 5 - Envoyer les attestations de présence aux participants.
 

Étape 6 - Le cas échéant, envoyer à la DBF l’état récapitulatif des dépenses pour obtenir le versement de la subvention.
 

Étape 7 - Fournir à la DRV (colloque.drv@uca.fr) les pièces suivantes :

  • plaquettes,
  • affiches,
  • programmes,
  • et tout autre support avec les logos des financeurs en cas de subventions des collectivités (Clermont Auvergne Métropole, Région Auvergne Rhône-Alpes, Conseils départementaux, etc.).